Egy használható takarítási napló öt dolgot rögzít: hol, mikor, ki, mit végzett, és ki igazolta. Ha ezek közül bármelyik hiányzik, a napló reklamációnál nem bizonyít semmit, és a megrendelő joggal kérdezi, mi alapján számláz a takarítócég. Az alábbi sablon ezt az öt elemet tartalmazza, és megmutatjuk, hol van a papíros napló határa.
Mire való a takarítási napló?
A takarítási napló nem adminisztráció, hanem bizonyíték. Három helyzetben dől el, mennyit ér:
- Reklamációnál. A megrendelő csütörtökön jelzi, hogy a tárgyaló nem volt kitakarítva. A napló válaszol: ki volt ott, mikor, és mit végzett. Napló nélkül marad a takarító felhívása és a találgatás.
- Teljesítésigazolásnál. Hó végén a napló az alapja a teljesítésigazolásnak. Közbeszerzési szerződéseknél ez nem választható: a kiíró ellenőrzi és dokumentálja a teljesítést.
- Minőségellenőrzésnél. Az ellenőr nem a padlót nézi önmagában, hanem azt, hogy az utolsó takarítás után milyen állapotban van. Ehhez tudnia kell, mikor volt az utolsó takarítás.
Mit tartalmazzon a takarítási napló? (kötelező mezők)
| Mező | Miért kell |
|---|---|
| Létesítmény és terület | „2. emeleti tárgyaló”, nem „iroda”. Reklamáció mindig egy konkrét területre jön. |
| Dátum, kezdés, befejezés | A befejezés nélkül nem tudni, mennyi ideig tartott, és hogy két bejegyzés között folyt-e munka. |
| Takarító neve | Nem felelősségre vonáshoz, hanem hogy legyen kitől kérdezni. |
| Elvégzett feladatok | A terület feladatlistája szerint: pl. padló, felületek, szemetesek, szaniter. Csak a ténylegesen elvégzett kerül bele. |
| Megjegyzés / akadály | „Zárva volt”, „bútorral eltorlaszolva”, „vendégek benn”. Ez védi a takarítót és a céget is. |
| Igazolás | Csoportvezető vagy ellenőr aláírása, vagy a megrendelő képviselőjéé. |
- Létesítmény és terület
- „2. emeleti tárgyaló”, nem „iroda”. Reklamáció mindig egy konkrét területre jön.
- Dátum, kezdés, befejezés
- A befejezés nélkül nem tudni, mennyi ideig tartott, és hogy két bejegyzés között folyt-e munka.
- Takarító neve
- Nem felelősségre vonáshoz, hanem hogy legyen kitől kérdezni.
- Elvégzett feladatok
- A terület feladatlistája szerint: pl. padló, felületek, szemetesek, szaniter. Csak a ténylegesen elvégzett kerül bele.
- Megjegyzés / akadály
- „Zárva volt”, „bútorral eltorlaszolva”, „vendégek benn”. Ez védi a takarítót és a céget is.
- Igazolás
- Csoportvezető vagy ellenőr aláírása, vagy a megrendelő képviselőjéé.
Ami gyakran kimarad, pedig kellene: a terület kategóriája (szaniter, iroda, közlekedő), mert a megrendelő ezek szerint kérdez vissza, és az eltérés jelzése, ha valami a tervtől eltérően nem készült el.
Napi vagy havi lap?
A sablonban mindkettő benne van, mert más a dolguk.
- Napi lap: egy nap, egy létesítmény, soronként egy terület. A takarító tölti ki a helyszínen. Ez a bizonyíték.
- Havi lap: soronként egy terület, oszloponként egy nap, a cellában egy pipa vagy a takarítások száma. Ez az áttekintés: egy pillantással látszik, melyik terület maradt ki, és ez megy a teljesítésigazolás mellé.
Hogyan vezessük, hogy tényleg vezessék?
A legtöbb papíros napló nem azért használhatatlan, mert rossz a sablon, hanem mert nem töltik ki. Három tapasztalati szabály:
- A takarító ne hozzon létre semmit. A lapon előre rajta van a terület és a feladatlista, neki csak jelölnie és időt írnia kell.
- Egy szabály, nem tíz. „A napló a helyszínen marad, és a műszak végén alá van írva.” Ennyi. A többi a csoportvezető dolga.
- Két hét napi követés. Bevezetés után a csoportvezető minden nap ránéz. Ami két hétig megy, az utána is menni fog.
Hol van a papíros napló határa?
A papír három dolgot nem tud:
- Nem bizonyítja az időpontot. A beírt „14:30” az, amit beírtak. Egy fotó időbélyeggel vagy egy QR-kód leolvasása azt mutatja, mikor volt ott valaki ténylegesen.
- Nem látszik távolról. A napló a helyszínen van, a tulajdonos az irodában. Reklamációnál először el kell menni érte, vagy fel kell hívni a takarítót, hogy fotózza le.
- Nem összegez. Tíz telephely havi lapjaiból a teljesítésigazolás kézzel készül, Excelben, hó elején.
Kis cégnél, egy-két helyszínnél a papír elég. Öt telephely fölött a papír gyűjtése és összesítése több időt visz el, mint maga a naplózás.
Hogyan működik ez digitálisan?
A CleanSpect takarításirányítási rendszerben a napló ugyanezt az öt elemet rögzíti, de a takarító nem ír: a területen elhelyezett QR-kódot (vagy NFC-chipet) olvassa le a telefonjával a kezdéskor és a befejezéskor. Ebből lesz a bejegyzés: terület, időpontok, név, és fotó a végeredményről. Az elvégzett feladatokat a terület feladatlistájából pipálja.
A tulajdonos a portálon ugyanazt látja, mint a papíros havi lapon, csak élőben: soronként egy terület, oszloponként egy nap, a cellában a takarítások száma. A napi nézet dolgozónként mutatja, ki hol volt és mennyi ideig. A tételes lista egy kattintással Excelbe megy a teljesítésigazoláshoz. A megrendelő külön hozzáférést kaphat, és csak azt látja, amit a takarítócég megoszt vele.
Gyakori kérdések
Kötelező-e takarítási naplót vezetni?
Általános jogszabályi kötelezettség nincs rá, de a megrendelői szerződések és a közbeszerzési kiírások rendszerint előírják a teljesítés dokumentálását, és élelmiszeripari vagy egészségügyi területen a HACCP, illetve a higiéniai előírások miatt gyakorlatilag kötelező.
Mennyi ideig kell megőrizni a takarítási naplót?
A szerződés szerint, jellemzően a teljesítésigazolás és a számla elévülési idejéig. Egészségügyi és élelmiszeripari helyszínen az ottani szabályzat az irányadó.
Elég egy fotó a naplóba?
A fotó bizonyítja az állapotot, de nem a területet és nem az időt, ha nincs hozzá időbélyeg és helymegjelölés. A fotó a napló része, nem helyettesíti.
Mi a különbség a takarítási napló és a jelenléti ív között?
A jelenléti ív azt mutatja, mikor érkezett és távozott valaki a helyszínről. A napló azt, hogy ott melyik területen mit végzett. Reklamációnál a napló számít, elszámolásnál mindkettő.
Szeretné látni, hogyan néz ki ugyanez a napló a telefonon és a portálon? Kérek egy bemutatót – 30 napig ingyen kipróbálható.